Skänka föremål till Hägnan

Här kan du läsa hela rutinen för hur vi arbetar med att förväva föremål till friluftsmuseet Hägnan.

Ordlista

Accession - Processen att ta in ett föremål i museets samling inklusive
dokumentation och registrering.

Ändamålsenlig förvaring, långsiktig hanterbarhet och konservering -
Förvaring som uppfyller krav på säkerhet och klimat samt åtgärder som gör det möjligt att bevara föremål i gott skick över tid.

Autenticitet - Egenskap som visar att ett föremål är genuint och har en dokumenterad historisk koppling. Föremålet ska inte vara rekvisita eller nytillverkad kopia.

Dokumentationsmöjlighet - Förutsättning att samla in och registrera information om ett föremåls ursprung användning och kontext.

Föremålssamlingar - En organiserad mängd kulturhistoriska objekt som förvaltas av
museet.

Förvärv / Införlivande - Processen där ett föremål tas emot och blir en del av museets
samling. (Liknar begreppet accession.)

Magasin - En dedikerad förvaringslokal som är strikt avsedd för långtidsförvaring av museiföremål under kontrollerade förhållanden.

Rekvisita - Föremål som används i miljöer eller pedagogik men som inte
ingår i den permanenta samlingen.

Inledning

Föremålssamlingar vid Hägnan har byggts upp för att stödja museets arbete med att bevara, tillgängliggöra och levandegöra kulturarvet i Norrbottens kustland med fokus på bondesamhället. För att samlingarna ska förbli relevanta och hanterbara över tid krävs ett strukturerat förhållningssätt till förvärv.

Principer och arbetsmetoder för införlivande av nya föremål fastställs i detta dokument. Arbetet utgår från museets uppdrag, etiska riktlinjer och tillgängliga resurser. Särskild hänsyn tas till föremålens koppling till Hägnans profil, befintliga miljöer och pedagogiska verksamhet.

Genom ett systematiskt förvärvsarbete skapas förutsättningar för en samling som speglar historisk kontinuitet och samtida relevans. Föremål som införlivas ska kunna bidra till förståelse, engagemang och delaktighet i museets verksamhet.

Hållbar samlingsförvaltning

Samlingsförvaltningen vid friluftsmuseet Hägnan strävar efter att bedrivas långsiktigt,
ansvarsfullt och kunskapsbaserat. Förvärv, vård, användning och – vid behov – avveckling (deaccessionering) sker utifrån verksamhetens uppdrag, samhällsnytta och tillgängliga resurser.

Föremål i samlingarna förvaras i byggnader inom friluftsmuseets område, däribland i
museimiljöerna. Detta medför behov av medvetna och realistiska avvägningar mellan
bevarande, användning och de förutsättningar som platsen och byggnadsbeståndet tillåter.

Förvaringen strävar efter att ske varsamt och resursmedvetet, med hänsyn till både kulturhistoriska miljöer och verksamhetens långsiktiga ansvar. Genom tydliga prioriteringar, regelbunden översyn och genomtänkt gallring hålls samlingarna
relevanta och möjliga att ta ansvar för över tid. Ett hållbart arbetssätt säkerställer att
kulturarvet kan bevaras, användas och förmedlas även för framtida generationer.

Förvärvsprinciper och nulägesbedömning

Förutsättningarna för att ta emot nya föremål till Hägnans samlingar är begränsade. Tillgången till ändamålsenlig förvaring är otillräcklig, vilket medför att förvärv bör ske med stor återhållsamhet. Samlingens långsiktiga hanterbarhet prioriteras, och nya föremål bör endast införlivas när särskilda skäl föreligger.

Vid förvärv ska varje föremål bedömas individuellt. Bedömningen omfattar relevans i
förhållande till Hägnans uppdrag, samlingens profil och föremålets potentiella användbarhet i museets verksamhet. Möjligheten att tillgodose krav på dokumentation, förvaring och tillgängliggörande ska också vägas in.

Endast föremål som uppfyller fastställda kriterier och där förutsättningar för långsiktig
förvaltning kan säkerställas bör införlivas i samlingen. Bedömningen ska omfatta föremålets storlek, material, skick och behov av särskilda förvaringslösningar. På grund av begränsningar i tillgång till lämpliga magasin och resurser för konservering måste dessa faktorer beaktas med särskild noggrannhet. Föremål som redan är väl representerade i samlingen bör också granskas extra noga, för att undvika onödig duplicering.

Om föremålet bedöms vara svårt att hantera, förvara eller bevara inom ramen för museets nuvarande kapacitet, bör förvärv inte genomföras.

Urvalskriterier

För att ett föremål ska kunna införlivas i Hägnans samlingar krävs att vissa grundläggande kriterier är uppfyllda. Bedömningen ska ske med utgångspunkt, men inte uteslutande, i följande aspekter:

• Relevans för Hägnans uppdrag och samlingsförvaltningsplan
  Föremålet ska ha en tydlig koppling till människors liv, arbete och/eller traditioner
  tillhörande Hägnans historiska miljöer, och kunna bidra till att belysa museets tematiska inriktning. Hägnan planerar att utarbeta en tydligare samlingsförvaltningsplan framöver.
  
  
• Användbarhet i verksamheten
  Föremålet ska kunna användas i pedagogiska, publika eller potentiella
  forskningsrelaterade sammanhang, eller bidra till att förstärka befintliga miljöer.
  
  
• Dokumentationsmöjlighet
  Tillräcklig information om föremålets ursprung, användning och kontext bör kunna
  säkerställas, för att möjliggöra korrekt registrering och framtida tillgängliggörande.
  
  
• Fysisk hanterbarhet
  Föremålet ska vara möjligt att förvara, hantera och bevara inom ramen för museets resurser. Storlek, material, skick och behov av särskild klimatkontroll eller konservering ska vägas in.
  
  
• Unikhet eller kompletterande värde
  Föremålet bör tillföra något nytt till samlingen, eller komplettera befintligt material på ett sätt som stärker helheten. Föremål som redan är överrepresenterade bör undvikas såvida det inte finns särskilda skäl.

Särskild koppling till miljöer och närområde

Föremål som med säkerhet kan kopplas till någon av de historiska gårdar som idag utgör Hägnans byggnadsbestånd bör särskilt övervägas för införlivande i samlingen. Gårdarna har flyttats till museet från olika platser i Norrbotten och utgör en central del av Hägnans miljöer. Föremål med direkt anknytning till dessa gårdar bär på ett unikt värde, då de bidrar till att förstärka autenticitet, sammanhang och förståelse för platsens historia.

Föremål med anknytning till Luleå, Luleås omnejd eller kustremsan i Norrbotten bedöms också ha särskild relevans. När en tydlig geografisk eller historisk koppling kan fastställas, bör föremålet i regel införlivas i samlingen, förutsatt att övriga kriterier är uppfyllda.

Rekvisita

Hägnan tar emot rekvisita i mån av möjlighet när materialet kan stärka museets pedagogiska verksamhet eller komplettera miljöer i de historiska gårdarna. Rekvisita ingår inte i den permanenta samlingen och omfattas därför inte av de krav på långsiktig dokumentation, bevarandeförhållanden eller formell införlivandeprocess som gäller för samlingsföremål.

Mottagande av rekvisita är en separat process från förvärv av föremål till samlingarna och prövas utifrån museets aktuella behov, tillgängligt utrymme och materialets lämplighet för användning i miljöer eller pedagogik. Eftersom rekvisita kan ersättas, bytas ut eller avlägsnas utan gallringsbeslut ska materialet alltid tydligt särskiljas från samlingsföremål både i hantering och dokumentation. Gränsdragningen är inte alltid självklar och vissa objekt kan behöva bedömas särskilt för att avgöra om de hör hemma i samlingen eller används som rekvisita, i enlighet med museets övriga styrdokument.

Förvaltning efter förvärv

Föremål som förvärvas av Hägnan införlivas i museets samlingar och omfattas av museets ansvar för förvaltning och disposition. Föremålens användning, lokalisering och status kan komma att förändras över tid i takt med verksamhetens utveckling och behov. Inom ramen för detta ansvar kan Hägnan fatta beslut om att ett föremål inte längre ska ingå i samlingarna.

Ett sådant beslut benämns deaccessionering och innebär att föremålet formellt skrivs ut ur museets samling. Deaccessionering föregås av dokumenterad bedömning och kan följas av olika former av avyttring, såsom överföring, försäljning, återvinning eller destruktion.

För mer information se separata rutiner i dokumentet Gallring och deaccessionering.

Åtgärder av detta slag vidtas utifrån museets uppdrag, styrande dokument och tillgängliga resurser, utan skyldighet till återkoppling eller samråd med tidigare rättsinnehavare, om inte annat särskilt har avtalats. Rutiner och beslutsprocesser för gallring och deaccessionering regleras i särskilt dokument.

Förvärvsformer

Införlivande av föremål i Hägnans samlingar kan ske genom olika former av förvärv. Oavsett form ska varje föremål bedömas individuellt utifrån fastställda kriterier och museets förutsättningar.

Vanliga förvärvsformer inkluderar:

• Gåva
  Föremål som erbjuds av privatpersoner, föreningar eller andra aktörer tas emot som gåva, under förutsättning att föremålet uppfyller urvalskriterierna och kan förvaltas på ett ansvarsfullt sätt.
  
  
• Överföring från annan aktör
  Föremål kan överföras från andra museer, institutioner eller organisationer. Förvärv genom överföring ska föregås av dialog och dokumentation, och föremålets relevans för Hägnans samling ska vara tydligt motiverad.
  
  
• Köp
  Förvärv genom köp förekommer i undantagsfall, exempelvis när ett föremål med särskilt värde för samlingen erbjuds och inga andra förvärvsformer är möjliga. Beslut om köp ska fattas med stor restriktivitet och alltid dokumenteras.
  
  
• Insamling i samband med dokumentation
  I vissa fall kan föremål införlivas i samlingen som ett resultat av dokumentationsarbete eller annan riktad insats. Denna form av förvärv förekommer i begränsad omfattning, men kan utvecklas vid behov. Bedömning ska ske enligt samma principer som vid övriga förvärvsformer.

Förvärv ska inte genomföras om rättsliga eller etiska hinder föreligger, eller om föremålet inte kan hanteras inom ramen för museets resurser. Alla förvärv ska registreras och dokumenteras.

Här kan du läsa hela rutinen för hur vi arbetar med gallring och deaccessionering. Det beskriver hur Hägnan arbetar när föremål inte längre bedöms höra hemma i samlingarna.

Ordlista

Accession - Processen att ta in ett föremål i museets samling, inklusive dokumentation och registrering.

Avyttring - Åtgärder som vidtas efter deaccessionering, t.ex. överlämning,
försäljning eller destruktion.

Deaccessionering - Formellt beslut att skriva ut ett föremål ur museets samling. Föregås av
dokumentation och bedömning. Efterföljs av avyttring.

Gallring - Processen att ta bort föremål ur samlingen, ofta på grund av låg
relevans, dåligt skick eller praktiska begränsningar.

Konvertering - Att omvandla ett föremål, t.ex. genom att använda delar till reparation
av andra föremål.

Levande kulturarv - Förhållningssätt där föremål används aktivt i verksamheten, snarare än
att enbart bevaras passivt i exempelvis magasin.

Museal relevans - Bedömning av ett föremåls betydelse för museets uppdrag, samling och
publik verksamhet.

Rekvisita - Föremål som används i miljöer eller pedagogik, men som inte ingår i den
permanenta samlingen.

Samlingsförvaltning - Det övergripande arbetet med att bevara, dokumentera, tillgängliggöra
och utveckla museets samlingar.

Inledning

Föremålssamlingarna vid Hägnan har vuxit fram under lång tid och speglar människors liv, arbete och traditioner i norra Sverige. Materialet används främst i pedagogisk och publik verksamhet, men kan även utgöra en resurs för forskning. För att föremålen ska kunna förvaltas långsiktigt och hållas tillgängliga krävs regelbunden översyn.

Gallring är ett verktyg för att utveckla samlingarna och säkerställa att innehållet är relevant, hanterbart och användbart. Genom att arbeta med gallring på ett etiskt, öppet och dokumenterat sätt går det att frigöra resurser, förbättra förvaringsförhållanden och höja kvaliteten i samlingsförvaltningen. Till detta är även deaccessionering ett verktyg för Hägnan.

Arbetet utgår från Hägnans uppdrag, föremålens karaktär och de juridiska och etiska ramar som gäller för museiverksamhet. Målet är att skapa en tydlig grund för beslut om vilka föremål som bör fortsätta bevaras eller avyttras.

Hållbar samlingsförvaltning

Samlingsförvaltningen vid friluftsmuseet Hägnan strävar efter att bedrivas långsiktigt,
ansvarsfullt och kunskapsbaserat. Förvärv, vård, användning och – vid behov – avveckling (deaccessionering) sker utifrån verksamhetens uppdrag, samhällsnytta och tillgängliga resurser.

Föremål i samlingarna förvaras i byggnader inom friluftsmuseets område, däribland i
museimiljöerna. Detta medför behov av medvetna och realistiska avvägningar mellan
bevarande, användning och de förutsättningar som platsen och byggnadsbeståndet tillåter. Förvaringen strävar efter att ske varsamt och resursmedvetet, med hänsyn till både kulturhistoriska miljöer och verksamhetens långsiktiga ansvar.

Genom tydliga prioriteringar, regelbunden översyn och genomtänkt gallring hålls samlingarna relevanta och möjliga att ta ansvar för över tid. Ett hållbart arbetssätt säkerställer att kulturarvet kan bevaras, användas och förmedlas även för framtida generationer.

Etiska och juridiska ramar

Gallring och deaccessionering vid Hägnan ska ske i enlighet med ICOM:s etiska regler och svensk museilag. Enligt ICOM får föremål endast gallras efter noggrann bedömning av deras betydelse, ersättbarhet, juridiska status och medvetenhet om allmänhetens förtroende. Avyttring ska ske öppet, dokumenterat och med prioritet att föremål erbjuds andra museer. Intäkter från försäljning ska återinvesteras i samlingarna, och museipersonal får inte köpa utgallrade föremål (ICOM Code of Ethics for Museums, artikel 2.3 och Guidelines on Deaccessioning).

Som kommunalt museum omfattas Hägnan av Museilagen (2017:563), som reglerar det allmänna museiväsendet. Lagen slår fast att museer ska aktivt förvalta sina samlingar för att uppnå verksamhetens mål (§ 9), och att museihuvudmän – i detta fall kommunen – har ansvar för att museet har ett bestämmande inflytande över verksamhetens innehåll (§ 5). Kommunala museer får också samverka och ställa föremål till förfogande för andra museer inom det allmänna museiväsendet, även utanför kommungränsen (§ 12) (Museilag 2017:563).

Samlingar och rekvisita

Föremål som ingår i Hägnans samlingar har ofta ett tydligt historiskt värde och kan ha en direkt koppling till de miljöer som idag utgör museets byggnadsbestånd. Det kan till exempel röra sig om föremål som har använts i byggnaderna under den tid då de var i bruk som bostäder, arbetsplatser eller gårdar, innan de flyttades till museet. Sådana föremål ämnas att förvaltas som en del av Hägnans långsiktiga uppdrag att bevara och tillgängliggöra kulturarvet.

Rekvisita används främst för att komplettera miljöer, illustrera sammanhang eller stödja pedagogisk verksamhet. Rekvisita kan vara moderna kopior, väldigt reparerade samlingsobjekt eller andra defekta föremål som, av någon anledning, inte korrekt skildrar den tid de ska representera. De har inte samma krav på dokumentation eller bevarande och ingår inte i den permanenta samlingen. Rekvisita kan bytas ut eller avlägsnas utan formell gallringsprocess. För att undvika sammanblandning är det viktigt att tydligt särskilja föremål från rekvisita i både dokumentation och fysisk hantering.

Den största skillnaden mellan samlingsobjekt och rekvisita är just dokumentationen, och den kontinuerliga dokumentationen, kring det faktiska föremålets bakgrund. Här vill Hägnan vara tydlig med att skillnaden inte alltid är helt uppenbar och enstaka föremål kommer behöva diskuteras huruvida de hör till rekvisita eller samlingarna.

Levande kulturarv

Vid Hägnan finns ett medvetet förhållningssätt till föremål som bygger på idén att föremål ska få leva. Det innebär att föremål inte alltid förvaras under optimala klimatförhållanden, och att de ofta hanteras av både personal och besökare. Många föremål används också i praktiska sammanhang, på sätt som liknar deras ursprungliga funktion – exempelvis i demonstrationer, miljöer eller pedagogiska aktiviteter.

Syftet är inte att vara vårdslös, utan att hålla föremålen aktiva och begripliga. Genom att visa hur föremål faktiskt har fungerat i vardagen, skapas förståelse för deras betydelse och användning. Det är ett sätt att ge föremålen fortsatt relevans och närvaro i museets verksamhet.

Föremål som slits eller går sönder repareras allteftersom, i den mån det är möjligt. Men föremål har en livslängd, och vissa når till slut en punkt där de inte längre kan användas eller återställas. I sådana fall kan föremålet få ett mer passivt värde genom att enbart visas upp, om det fortfarande har pedagogisk betydelse.

När föremålet inte längre kan användas, repareras eller uppvisas på ett meningsfullt sätt, kan det slutligen nå slutet av sin livscykel. Då kan ett beslut om deaccession övervägas, vilket innebär att föremålet formellt skrivs ut ur samlingen. Det är ett separat beslut från gallring, och ska alltid föregås av noggrann bedömning och dokumentation.

När föremål inte längre hör hemma i samlingen

I vissa fall uppstår behovet av att avsluta ett föremåls tid i Hägnans samlingar, antingen genom deaccession eller gallring. Det kan handla om föremål som inte ligger inom de tidsperioder eller tematiska ramar som Hägnan arbetar med, eller som saknar tydlig koppling till museets uppdrag och miljöer.

Andra föremål kan vara så skrymmande att de inte går att hantera eller förvara på ett rimligt sätt. I vissa fall kan ett föremål bedömas vara så värdefullt – ekonomiskt eller kulturhistoriskt – att Hägnan inte har resurser eller kompetens att förvalta det på ett ansvarsfullt sätt. Att behålla sådana föremål kan innebära risker, både praktiska och etiska.

När sådana situationer uppstår görs en noggrann bedömning av föremålets relevans, förutsättningar för bevarande och möjliga alternativ. Målet är alltid att föremålet ska få bästa möjliga förvaltning, även om det kan innebära att det lämnar Hägnans samlingsansvar. Men ibland finns ingen annan lösning än att föremålet destrueras, till exempel om det är allvarligt skadat, utgör en risk eller saknar fortsatt användningsmöjlighet. Gallring ska dock alltid vara sista alternativet, efter att andra möjligheter har prövats.

Om återlämning till givare/donator

Hägnan har under lång tid samlat in föremål från privatpersoner, föreningar och andra aktörer. I många fall har insamlingen skett utan att fullständig information om givaren har dokumenterats. Det innebär att möjligheten att återlämna ett föremål till den ursprungliga givaren ofta är begränsad eller praktiskt omöjlig.

Att genomföra återlämning skulle i vissa fall kräva omfattande efterforskningar, vilket inte är rimligt med hänsyn till museets resurser. Därför är det viktigt att de som lämnar föremål till Hägnan har förståelse för att föremålen hanteras enligt museets uppdrag och förutsättningar – med respekt för föremålens historia, men utan garanti för framtida återlämning.

Föremål som inte längre kan bevaras eller användas kan i vissa fall återlämnas, om kontakt med givaren är möjlig och villkoren tillåter det. Men som grundprincip bör insamlingen ses som en överlåtelse till museet, där föremålen blir en del av en större helhet och hanteras i enlighet med Hägnans uppdrag.

Hägnans ansvar för föremål efter förvärv

Föremål som förvärvas av friluftsmuseet Hägnan införlivas i museets samlingar och omfattas av Hägnans ansvar för samlingsförvaltning. Användning, placering och status kan förändras över tid i takt med verksamhetens utveckling och tillgängliga resurser. För övergripande principer och tillvägagångssätt vid mottagande av föremål hänvisas till dokumentet Rutiner kring att förvärva föremål.

Beslutsprocess för gallring och deaccessionering

Gallring och deaccessionering är processer som kräver eftertanke och ansvar. Arbetet ska utgå från befintlig personal vid Hägnan med god kännedom om samlingarna. Förslag till gallring ska alltid beredas med en riskbedömning som omfattar både praktiska risker – såsom hantering, arbetsmiljö och förvaringsförhållanden – och övergripande risker, exempelvis påverkan på allmänhetens förtroende eller etiska dilemman. Om riskerna bedöms vara för stora bör gallring undvikas eller skjutas upp.

Processen ska ske öppet och genomföras av en arbetsgrupp bestående av minst två anställda vid Hägnan, varav en är ansvarig chef. Det ska finnas en tydlig och motiverad anledning till varför ett föremål deaccederas. Några exempel på skäl kan vara att föremålet är:

• Skrymmande
• Svårhanterliga
• Överrepresenterat
• Allvarligt skadat
• Saknar relevans för Hägnans profil

Listan är inte uttömmande – varje föremål ska bedömas utifrån sin kontext och samlingens behov. Alla beslut om gallring och deaccessionering ska dokumenteras och arkiveras, så att processen kan följas upp och granskas i efterhand.

Avyttringsformer

När ett föremål har deaccederats, behöver Hägnan ta ställning till hur det ska avyttras. Målet är att föremålet, så långt det är möjligt, ska fortsätta vara tillgängligt för allmänheten eller få en meningsfull användning. Valet av avyttringsform beror på föremålets karaktär, skick, juridiska förutsättningar och pedagogiska värde.

Möjliga avyttringsformer:

• Rekvisita eller konvertering
  Hägnans första förhållningssätt är att föremål ska få leva. Alla föremål, även de som ingår i samlingarna, används i pedagogiska och utåtriktade sammanhang. I vissa fall får ett föremål en tydligare roll som rekvisita, vilket kan innebära att det utsätts för slitage eller hantering som förkortar dess livslängd – exempelvis om ett äldre verktyg börjar användas som verktyg igen. Föremål kan också konverteras, till exempel genom att delar används för att reparera andra föremål.
  
• Överföring till annat museum
  Föremål med exceptionellt högt kulturhistoriskt eller ekonomiskt värde – särskilt unika eller svåråtkomliga objekt – kan överföras till ett annat museum där de får bättre förutsättningar för bevarande och tillgängliggörande. Byte mellan museer kan ske som en del av denna process.
  
• Överföring till annan aktör än museum
  Om inget museum är aktuellt som mottagare kan föremålet överlämnas till exempelvis en hembygdsförening, skola, ideell organisation eller annan aktör. Förutsättningen är att föremålet bedöms komma till användning på ett tillgängligt och ansvarsfullt sätt.
  
  
• Försäljning
  Försäljning kan vara en lämplig lösning, särskilt för exempelvis mindre föremål som inte längre har musealt värde. Intäkterna går tillbaka till Hägnans verksamhet, exempelvis till förbättrad samlingsförvaltning. Försäljning kan ske genom publika arrangemang som exempelvis en marknad eller liknande, och ska alltid ske öppet och med insyn.
  
  
• Återvinning eller destruktion (gallring)
  Om föremålet är allvarligt skadat, utgör en risk eller saknar fortsatt
  användningsmöjlighet, kan det återvinnas eller destrueras. Destruktion innebär att
  föremålet förstörs helt och oåterkalleligt. Detta är alltid sista utvägen och ska ske enligt gällande lagar och med noggrann dokumentation.