Hyr Hägnan för ditt evenemang

Uthyres juni - september
Kostar 5 000 kronor + 25% moms per dygn

Passar för företag och föreningar som vill arrangera ett mindre kulturevenemang på Hägnan.

I paketet ingår:

• Scenen och dansbanan utan tak
• 25 bänkar med plats för ca 80 personer
• El 16 ampere*
• 1–10 marknadsstånd/bord
• 1 museivärd och 1 vaktmästare
• 2 besökstoaletter
• Enklare ljudanläggning finns att låna vid behov, ljudtekniker ingår ej
• Marknadsföring vid publikt evenemang (information på visitgammelstad.se, Friluftsmuseet Hägnans Facebook samt eventuellt i tryckt sommarprogram)

* Närmaste 16 A-uttag finns 45 meter från scenplatsen. Elströmmen kan dras fram av Hägnan vid behov, om detta förmedlas i god tid innan evenemanget. Arrangören kan även nyttja ett uttag med 32 A om en tillräckligt lång kabel kan tillhandahållas. Närmaste 32 A uttag finns 180 meter från scenplatsen. Vi rekommenderar dock att ni har med er eget elverk (aggregat) om mer än 16 ampere ska brukas.

Uthyres juni - september
Kostar 15 000 kronor + 25% moms per dygn (en förberedelsedag ingår i priset)

Passar för eventbolag, företag och föreningar som vill arrangera konserter, föreställningar eller temadagar utomhus på museiområdet med max 1 500 personer i publiken.

I paketet ingår:

• Gårdstunet framför Lanthandeln för placering av scen och publik*
  
• Gårdshuset med tillhörande loge och kök
• Lilla dansbanan utan tak och Gula dansbanan med tak
• El 16 ampere**
• 25 bänkar med plats för ca 80 personer
• 2 besökstoaletter
• 1 museivärd och 1 vaktmästare
• 1–15 marknadsstånd/bord, meddela Hägnan vid bokningstillfället om ni önskar bruka dessa
• Enklare ljudanläggning finns att låna vid behov, ljudtekniker ingår ej
  
• Marknadsföring vid publikt evenemang (information på visitgammelstad.se, Friluftsmuseet Hägnans Facebook samt eventuellt i tryckt sommarprogram)
• Du kan även köpa tillgång till Långlogen och fler marknadsbord.

* Hägnan har ingen egen mobil scen utan önskas en sådan måste den medtas av arrangör.

** Närmaste 16 A-uttag finns 45 meter från scenplatsen. Elströmmen kan dras fram av Hägnan vid behov, om detta förmedlas i god tid innan evenemanget. Arrangören kan även nyttja ett uttag med 32 A om en tillräckligt lång kabel kan tillhandahållas. Närmaste 32 A uttag finns 180 meter från scenplatsen. Vi rekommenderar dock att ni har med er eget elverk (aggregat) om mer än 16 ampere ska brukas.

Allmän information

På Friluftsmuseet Hägnan finns flera hundra år gamla byggnader som har flyttats hit för att bevaras för framtiden. Byggnaderna, föremålen, odlingarna, buskarna och området kan lätt förstöras om de inte hanteras varsamt. Du är välkommen att anordna evenemang eller hyra en lokal på museiområdet men med hänsyn till att området, byggnaderna och många av föremålen är gamla och känsliga för slitage.

Bokning och betalning

Bokning sker via vårt webbformulär. Friluftsmuseet Hägnan tillhandahåller en kontaktperson vid bokningstillfället som kan svara på frågor. Tid för förberedelser, nedriggning och städning ska räknas med i den bokade tiden. Den bokade tiden får ej överskridas. Betalning sker via Swish eller faktura efter genomfört evenemang.

Godkännande av evenemang

Friluftsmuseet Hägnan reserverar sig rätten att granska, godkänna eller neka alla aktiviteter och evenemang som planeras att hållas i lokalerna eller på ytorna.

För privata tillställningar kan du hyra delar av Hägnan genom Kafé Fägnan. Kontakta dem på mejl: info@cafelavache.com

Friluftsmuseet Hägnan förbehåller sig rätten att neka de som tidigare inte följt gällande regler enligt avtalet.

Ansvar för gäster och deltagare

Som arrangör har du det övergripande ansvaret för deltagarna och gästerna under evenemanget/i lokalen samt ansvarar för att gällande ordningsregler och säkerhetsföreskrifter följs. Larma Polisen eller Räddningstjänsten vid behov. Du är även skyldig att rapportera eventuella skador och incidenter till din kontaktperson på Friluftsmuseet Hägnan.

Ordningsregler och säkerhetsföreskrifter

Som arrangör ansvarar du för säkerheten och tillsynen under evenemanget och i den bokade lokalen. All verksamhet som bedrivs på området ska vara laglig och störande verksamhet får inte ske på nattetid.

• Friluftsmuseet Hägnans brandskyddspolicy ska följas, se bilagan du får efter bokning.
  
• Friluftsmuseet Hägnan är ett fornlämningsområde. Det innebär att det är förbjudet att göra åverkan på marken genom och att sticka ner tältpinnar eller liknande i marken.
• Konfetti/riskorn är inte tillåtet på området eller i lokalerna.
• Alkoholservering är enbart tillåten genom Kafé Fägnan.

Tillstånd och tillståndsansvar

Evenemang på museiområdet som är öppna för allmänheten kräver polistillstånd. Som arrangör ansvarar du själv för att ansöka om detta och andra eventuella tillstånd och försäkringar som krävs för evenemanget om inte annat anges av Friluftsmuseet Hägnan vid bokningstillfället.

Ingen medhavd alkohol får föras in eller konsumeras på området, endast Kafé Fägnan har tillstånd att sälja alkohol.

Avspärrningar vid större evenemang och konserter

Avspärrningar till museiområdet tillåts enbart utanför Hägnans ordinarie öppettider. Om ni vill arrangera ett betalevenemang där avspärrningar krävs måste detta kommuniceras till Hägnan i samband med bokningen. Ni måste själva bistå med material och entrépersonal. Tänk på att ni befinner er på ett fornlämningsområde, inga tältpinnar eller liknande får stickas ner i marken.

Mat och dryck

På museiområdet finns Kafé Fägnan, som serverar mat och dryck. Fägnans bord är reserverade för caféets gäster. Vänligen observera att Kafé Fägnan drivs av en privat aktör, vilket innebär att caféet kan vara stängt om evenemanget hålls utanför caféets öppettider.

Ingen medhavd alkohol får föras in eller konsumeras på området, endast Kafé Fägnan har tillstånd att sälja alkohol.

Om mat och dryck ska säljas på evenemanget måste du som arrangör informera om detta vid bokningstillfället och säkerställa att det är godkänt av Friluftsmuseet Hägnan i god tid innan evenemanget.

Städning och avfall

Som arrangör ansvarar du för att området hålls rent och snyggt under hela evenemanget. Efter evenemanget ansvarar du för att området och lokalerna städas och återställs till sitt ursprungliga skick. Du ansvarar även för hanteringen av avfall. Om kraven för städning och avfallshantering inte uppehålls förbehåller sig Friluftsmuseet Hägnan rätten att debitera 500 SEK + moms per timme för extra städning och andra eventuella åtgärder som krävs för att återställa området och lokalerna till ursprungligt skick.

Annonsering och marknadsföring

Arrangören ansvarar själv för marknadsföringen. Affischering får enbart ske på anvisade anslagstavlor, bord och gatupratare på området.

Biltrafik

Biltrafik är förbjuden på museiområdet och får enbart förekomma vid hämtning och lämning av material och utrustning, därefter ska de parkeras på anvisade parkeringsplatser för området. Vänligen observera att det finns en luftburen el-ledning som begränsar höjden på fordonet vid ingången från Prästgårdsallen.

Nycklar

Nyckel kvitteras ut på överenskommen plats och tid och återlämnas direkt efter avslutat evenemang eller enligt överenskommelse.

Ansvarsfördelning

När du arrangerar ett evenemang på Friluftsmuseet Hägnan står du för program, kommunikation, tillstånd, logistik, teknik, ljudtekniker, entrépersonal, parkeringsvakter, väktare och eventuella faciliteter som extra toaletter. Personalen på Friluftsmuseet Hägnan kan hjälpa till med viss handsträckning enligt överenskommelse.

Avbokningsvillkor

Avbokning av ett evenemang måste ske senast sju dagar innan bokat datum, avbokning av en lokal senast tre dagar innan bokat datum. Vid sena avbokningar debiteras hela beloppet. Du avbokar via e-post till hagnan@lulea.se.

Force majeure

Båda parter är befriade från ansvar eller skyldigheter enligt detta avtal om och i den mån fullgörandet av sådana skyldigheter hindras eller försenas av omständigheter utanför parternas kontroll, inklusive men inte begränsat till krig, naturkatastrofer, eldsvåda, strejker, arbetskonflikter, terroristhandlingar, myndighetsbeslut eller andra liknande händelser.